Zmiany w księgowości dla NGO w 2017 roku

Pod koniec roku 2016 znowelizowano ustawę o rachunkowości. To oznacza – po raz kolejny – zmiany dla organizacji pozarządowych w prowadzeniu księgowości. W wyniku poprzednich nowelizacji ustawy o rachunkowości organizacje pozarządowe miały cztery możliwości rozliczeń księgowych za rok 2016:

• za pomocą sprawozdania finansowego dla jednostki mikro
• za pomocą sprawozdania dla jednostki małej
• za pomocą „zwykłego” sprawozdania finansowego (pełnego)
• prowadzenia uproszczonej ewidencji.

Pamiętajmy, że sprawozdania finansowe za rok 2016  powinny być sporządzone do końca marca 2017 (i wysłane do odpowiednich organów najpóźniej do 10 lipca 2017).

Możliwość skorzystania z któregoś z czterech „trybów” była uwarunkowana, po pierwsze, podjęciem na początku roku 2016 odpowiedniej decyzji przez uprawniony organ (zazwyczaj zarząd) oraz, po drugie, ograniczeniami dotyczącymi prawnych definicji tego, czym jest jednostka mikro, mała lub kto ma prawo skorzystać z uproszczonej ewidencji. Jeśli organizacja nie podjęła decyzji o tym, jakiego typu jest jednostką, a tym samym na jakim wzorze sprawozdania finansowego będzie się rozliczać za rok 2016, to automatycznie obowiązywał ją najbardziej rozbudowany wzór sprawozdania (tzw. pełna księgowość).

Zmiany w ustawie o rachunkowości z grudnia 2016 – nowy wzór sprawozdania

Wskutek kolejnej nowelizacji ustawy o rachunkowości (z 15 grudnia 2016 r.) sytuacja ta zmieniła się. Wprowadzono nowy wzór sprawozdania finansowego (w załączniku 6 do ustawy o rachunkowości), przeznaczony specjalnie dla organizacji pozarządowych.

Uwaga!
Możliwość skorzystania z nowego wzoru sprawozdania pojawia się dopiero w rozliczeniach za rok 2017 – czyli w roku 2018! W rozliczeniach, które księgowość organizacji będzie przeprowadzać do marca 2017, obowiązują „stare” wzory.

Wprowadzenie nowego wzoru sprawozdania przeznaczonego dla organizacji pozarządowych likwiduje możliwość skorzystania przez organizację pozarządową ze wzoru sprawozdania dla jednostki mikro i małej. Wyjątkiem jest sytuacja, jeśli rok obrotowy organizacja rozpoczęła w 2016 roku, czyli np. organizacja rozpoczęła działalność w połowie listopada 2016 roku i jej rok obrotowy zakończy się 31 grudnia 2017 roku (zdecydowała się na połączenie sprawozdań).

Wybór: uproszczona ewidencja, wzór sprawozdania dla NGO, pełna księgowość?

Co z tzw. pełną księgowością lub uproszczoną ewidencją? Czy te możliwości także, tak jak wzór dla jednostki mikro i małej, zostają zlikwidowane dla organizacji pozarządowych? Możliwość skorzystania z tych dwóch „trybów” pozostaje. A zatem organizacje pozarządowe znów podejmują decyzję: czy w roku 2017 prowadzą pełną księgowość; czy korzystają ze specjalnego wzoru sprawozdania dla organizacji, czy decydują się na uproszczoną ewidencję. Konsekwencją tej decyzji będą rozliczenia za rok 2017 (czyli sporządzane w roku 2018). Wybór „trybu” wymaga namysłu zarządu, a potem podjęcia formalnej decyzji.

Uwaga! Jeśli organizacja może i chce korzystać z uproszczonej ewidencji w roku 2017, to musi poinformować o tym urząd skarbowy do końca stycznia 2017 roku!

Warto przy tym pamiętać, że brak decyzji oznacza automatyczne obowiązek sporządzania sprawozdania wg nowych zasad tzn. z wykorzystaniem nowego wzoru sprawozdania finansowego (z załącznika 6 do ustawy o rachunkowości). Przypomnijmy także, że w obowiązkach sprawozdawczych nie zmieniła się jedna rzecz – i nadal dotyczy wszystkich organizacji, niezależnie od trybu rozliczeń księgowych – to obowiązek składania rocznej deklaracji podatkowej CIT-8. Poniżej przedstawiamy skrótowo trzy „tryby” prowadzenia rozliczeń księgowych.

Od początku roku 2017 organizacje pozarządowe mogą wybrać spośród następujących trzech trybów rozliczeń księgowych (które nastąpią w roku 2018):

1. Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń (tzw. „pełna księgowość”)

Każda organizacja pozarządowa może prowadzić księgowość bez uproszczeń – w tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń.

Do 2016 r. ten sposób prowadzenia księgowości był „domyślny”. Organizacje, które nie decydowały się na którąś z pozostałych możliwości (dla jednostek małych, jednostek mikro, lub na uproszczoną ewidencję), automatycznie stawały się jednostkami prowadzącymi tzw. pełną księgowość (z zastosowaniem bardzo szerokiego zakresu przepisów ustawy o rachunkowości).

Od 2017 r. (tzn. przy sporządzaniu sprawozdań za 2017 r.) pełna księgowość jest fakultatywna – natomiast „domyślna” jest księgowość (a właściwie wzór sprawozdania) dedykowany organizacjom pozarządowym (zobacz p. 2 poniżej).

„Pełna księgowość” wiąże się m.in. z: obowiązkiem sporządzania sprawozdania finansowego, podsumowującego rok według najbardziej rozbudowanego i szczegółowego wzoru z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości. Ten wzór sprawozdania jest znany wielu księgowym, gdyż jest to „najstarszy” z obecnie stosowanych wzorów sprawozdania, którym posługiwały się podmioty gospodarcze. W sprawozdaniach za rok 2013 był stosowany przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą. W sprawozdaniach za lata 2014-2016 wzór ten używany był przez wszystkie organizacje oprócz tych, które podjęły decyzję o staniu się jednostką mikro albo jednostką małą.

Wybór tego typu prowadzenia księgowości powinien być zapisany w polityce rachunkowości z doprecyzowaniem, czy sprawozdanie finansowe ma być sporządzane wg wariantu porównawczego czy kalkulacyjnego.

2. Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej [NOWOŚĆ!]

Nowy wzór sprawozdania finansowego przeznaczonego dla organizacji pozarządowych obowiązuje od roku obrotowego zaczynającego się 1 stycznia 2017.  Wzór takiego sprawozdania określony jest w załączniku 6 do ustawy o rachunkowości. Definicja organizacji pozarządowej, która może korzystać z tego wzoru sprawozdania finansowego, odsyła do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (z zastrzeżeniami zapisanymi w ustawie o rachunkowości).

Ustawa wskazuje, że z tego typu sprawozdawczości mogą korzystać m.in. fundacje i stowarzyszenia, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego oraz tzw. organizacje kościelne.

Dla organizacji pozarządowych będzie to teraz podstawowy wzór sprawozdania. Co do zasady zatem organizacje pozarządowe zobowiązane są zgodnie z ustawą do stosowania wzorów bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamieszczania w informacji dodatkowej danych, o których mowa w załączniku 6. Mogą fakultatywnie dokonać wyboru wzorów i zakresu informacji dodatkowej z załącznika nr 1 do ustawy (czyli to, co do 2016 r. było wyborem domyślnym, teraz staje się opcją).

Jakie zmiany wiążą się z nowym wzorem sprawozdania? Przede wszystkim wprowadzono zmiany w rachunku zysków i strat, który ma bardziej oddawać specyfikę działań organizacji pozarządowych. W rachunku zysków i strat przychody i koszty będą wykazywane wg podziału: działalność statutowa (z wyodrębnieniem działalności pożytku publicznego nieodpłatnej, odpłatnej oraz pozostałej działalności statutowej), działalność gospodarcza, koszty zarządu oraz działalność pozostała i finansowa.

Układ nowego rachunku zysków i strat pozwala na wykazanie poszczególnych typów działalności organizacji bez modyfikowania ustawowego wzoru rachunku zysków i strat, jak to musiało mieć miejsce przy sprawozdaniu wg zasad podstawowych (załącznik 1) czy sprawozdaniu jednostki małej (załącznik 5). Nie ma w nim rodzajowego podziału kosztów (na koszty amortyzacji, materiałów i energii, wynagrodzeń i pozostałych), wymaganych w sprawozdaniu jednostki mikro (załącznik 4).

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego i informacja dodatkowa są zbliżone do wymogów obowiązujących w jednostkach mikro. Obligatoryjna jest informacja o strukturze przychodów i kosztów, czyli o rodzajach uzyskanych przychodów (wyodrębnienie przychodów np. ze składek, darowizn, dotacji, 1%) i wskazanie przychodów i kosztów prowadzonych przez organizację działań.

3. Jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów

Możliwość stosowania uproszczonej ewidencji pojawiła się od 2015 roku. Organizacja nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszoną ewidencję przychodów i kosztów. Jest także  zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego, a także nie musi posiadać polityki rachunkowości.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) to ściśle określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych do wypełnienia deklaracji CIT-8. Przychody wpisywane są w niej w podziale na przychody działalności nieodpłatnej, odpłatnej i pozostałej. Koszty muszą być wpisywane ze wskazaniem, które są, a które nie są kosztami uzyskania przychodów. Po zakończeniu każdego miesiąca trzeba wypełniać zestawienie przepływów finansowych, w którym suma przychodów, koszów i dochodów miesiąca musi zostać wpisana w podziale na zwolnienia podatkowe, które są stosowanie w organizacji. Wykazywane muszą tu być także wydatki finansowane z dochodów zwolnionych z podatku w poprzednich latach. Organizacja musi prowadzić ponadto ewidencję indywidualne zatrudnionych osób i środków trwałych.

W UEPiK nie ma ewidencji operacji pieniężnych np.: kasy, wyciągów bankowych, zaliczek, rozrachunków, a także np. funduszu statutowego (po to, by nie utracić kontroli finansowej nad stanem gotówki w organizacji). Do decyzji organizacji pozostaje, w jaki sposób zbiera informacje o posiadanych pieniądzach, należnościach i zobowiązaniach czy innych składnikach jej majątku, niebędących środkami trwałymi.

Uproszczona ewidencja a dotacje

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (co w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe). W takiej sytuacji organizacja stosująca tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji. Może to zrobić, opracowując tabelę pomocniczą, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

Dla kogo uproszczona ewidencja?

Jakie organizacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów? Możliwość ta dotyczy organizacji, które:

1. prowadzą działania w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o pożytku,
2. nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
3. nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
4. osiągają przychody wyłącznie z:
   1. działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
   2. działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
   3. tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
   4. tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,
5. w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt d. w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Organizacja musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej lub dedykowanej NGO księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Decyzję taką musi podjąć organ zatwierdzający zgodnie ze statutem sprawozdanie finansowe, np. w stowarzyszeniu jest to zwykle Walne Zebranie. Jeśli chce wprowadzić tę zmianę w 2017 roku, to najpóźniej do 31 stycznia 2017 r. musi poinformować o zmianie właściwy jej Urząd Skarbowy.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 15 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o rachunkowości (podpisana przez Prezydenta, czeka na publikację)

Kto korzysta z nowej sprawozdawczości (opisanej w załączniku 6 do ustawy o rachunkowości)

1. organizacje pozarządowe czyli osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia,
   a) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,
   b) niedziałające w celu osiągnięcia zysku;
2. tzw. organizacje kościelne czyli osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
3. stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego

Wyliczenie z ustawy o rachunkowości, wskazujące kto korzysta z załącznika 6, zawiera jeszcze wykluczenie spółek kapitałowych.

 

źródło: poradnik.ngo.pl